萬基控股辦公自動化系統(tǒng)上線了
2015年11月02日
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萬基控股辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)過設(shè)備技術(shù)信息部門和合作單位近兩個多月的努力，終于上線了。1、使用辦公自動化的好處1）辦公自動化上線后，各種報告、報表、合同、材料計劃、文檔資料不再使用紙質(zhì)打印、不再安排人員到處找有關(guān)人員簽字。全部實現(xiàn)個人電腦上輸入后，經(jīng)網(wǎng)絡(luò)送達(dá)，簽字確認(rèn)人員在電腦前確認(rèn)即可。就算是出差在外的人員，無須回公司，只要身邊有網(wǎng)絡(luò)、有電腦、有手機(jī)即可辦公，極大地提高了辦公效率。2）辦公自動化實施后，密切了各項業(yè)務(wù)辦理人員的業(yè)務(wù)關(guān)系，以前是模糊的業(yè)務(wù)流程、不清楚該項業(yè)務(wù)是誰，在辦公自動化系統(tǒng)里都是明確的清晰地。3）以前業(yè)務(wù)辦理，流程走到了哪一步，結(jié)果怎樣，信息反饋較慢。辦公自動化實施后這些信息在流程發(fā)起人的電腦上隨時可以查看，及時掌握業(yè)務(wù)辦理情況。并且可以對很久以前辦理的每一項業(yè)務(wù)都能查詢，了解當(dāng)時該項業(yè)務(wù)在辦理時的各種信息，各級審批人員的意見等。2、使用辦公自動化應(yīng)注意的事項1）每個需要使用辦公自動化的人員都有一個用戶名，使用的時候使用自己的用戶名和密碼登錄辦公系統(tǒng)，設(shè)備技術(shù)信息負(fù)責(zé)將用戶名和密碼分批次發(fā)放到各位使用人員手中，由于用戶名和密碼關(guān)系到你在公司的各種業(yè)務(wù)活動中的權(quán)利和義務(wù)，因此，各位務(wù)必將密碼保管好，就像保管你的銀行卡密碼一樣。不要將密碼泄露給別人，第一次登錄后立即修改密碼，使用辦公自動化系統(tǒng)辦公結(jié)束后應(yīng)及時退出系統(tǒng)，最好隔一段時間修改一下密碼，發(fā)現(xiàn)密碼泄露立即登錄系統(tǒng)修改密碼。2）每天打開電腦進(jìn)入辦公自動化系統(tǒng)后，需要你辦理的各種業(yè)務(wù)會自動推送到你面前，各位在辦理業(yè)務(wù)前先要審核一下該項業(yè)務(wù)流程是否合適、是否符合公司的各項規(guī)章制度，不要盲目的按確定按鈕，要知道，按了確定按鈕就簽署了你的意見，你就要對你的意見負(fù)責(zé)。3）辦公自動化系統(tǒng)運行后，大大減少了跟中辦公耗材的使用，比如打印紙、墨盒、碳粉等，除非是對外業(yè)務(wù)、需要打印成紙質(zhì)的才能辦理的業(yè)務(wù)，因此各級管理人員要逐步減少辦公耗材的審批量。4）懇請各位領(lǐng)導(dǎo)逐步減少紙質(zhì)版的審批，要求下屬人員電子化報送各種報告、材料。3、辦公自動化推行計劃1）逐級批次發(fā)放用戶名和密碼，第一次登陸后修改密碼、檢查自己的辦公信息有無錯誤，如有錯誤報設(shè)備技術(shù)信息部改正。2）先對各單位OA管理員進(jìn)行培訓(xùn)，由管理員負(fù)責(zé)對各單位人員進(jìn)行培訓(xùn)。3）計劃在2015年11月至2015年12月之間進(jìn)行辦公自動化試運行，完善各種功能，傳統(tǒng)的辦公方法和辦公自動化辦公方法同時并存，為兩種辦公方法的過渡期。4）2016年元月開始全面實現(xiàn)辦公自動化，屆時將對各單位辦公自動化推行工作進(jìn)行考核。
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